Yazılım hizmeti almaya karar verdiğinizde bir sürece girmeye hazır olmalısınız. Paket bir program bile alıyor olsanız kurulum, test, yayın gibi aşamalarda bir ekipten destek almanız gerekecektir. İş böyle olunca, hem aldığınız ürünü, hem alacağınız hizmeti, bu yazılım hizmetinin şartlarını ve aşamalarını kayıt altına almalısınız. Bu yazımızda bir yazılım hizmet sözleşmesi dışında bırakmamanız gereken konuları derledik.
İşletmeniz için yazılım ürünü ya da hizmeti satın almak buzdolabı almaktan biraz farklıdır. Buzdolabı aldığınızda biri gelir, dolabı yerine koyar, birkaç belge imzalatır ve gider. Yazılım hizmeti şuna benzetilebilir; buzdolabı sizin işletmenize özel üretilecek ya da mevcut tasarım üzerinde değişiklikler yapılarak size uygun hale getirilecek, sizin erzakınız dolaba istediğiniz düzende yerleştirilecek ve dolabın stabil çalışması için belli aralıklar ile ölçüm yapılacak.
Tüm bu işler yapılırken yazılım ekibi defalarca ofisinize gidip gelecek, dolabı temizleyecek, yerleştirecek, test edecek ve bazı değişiklikler yapacaktır. Hem bu süreçte yazılım ekibi ile ilişkilerinizi hem de süreç sonunda teslim alacağınız ürünün şartlarını kayıt altına alacak bir sözleşme iki tarafın haklarını da koruyacaktır.
Sözleşmelere tarafların üzerinde mutabık olduğu her konu eklenebilir. İlave konusunda sınır yoktur. Sizin için sözleşmeye yazılacak derecede önemli olan her konu için bir başlık açabilir ve bu başlık altında şartları düzenleyebilirsiniz. Konu sözleşmeler olunca önemli şey kesinlikle olması gereken maddelerdir. Bu yazımızda yazılım hizmeti sözleşmelerinde olmazsa olmaz maddelere odaklanacağız.
1. Ödeme Düzeni
Yazılım hizmeti bir sürece yayılır. Hizmet veren firmalar bu süreç boyunca emek sarf eder ve ürün hazırlarlar. Yalım hizmeti sözleşmesi üzerinde ücretlendirmenin yanında ödeme düzeninizi de belirlemelisiniz. Proje başında ödenecek avans, hangi aşamada ne kadar ödeme yapılacak, test işlemleri ve onaydan sonra kalan ödeme nasıl yapılacak… Geniş bir sürece yayılan bu tip bir hizmet için ödeme tutarları, ödemenin şartları ve ödeme yöntemleri sözleşme üzerinde kayıtlı olmalıdır.
2. Gizlilik Sözleşmesi
Hizmet almaya başlamadan önce yazılımcı firma ile aranızdaki sözleşme üzerinde bir gizlilik anlaşması yapmalısınız. Bir çok yazılım projesinin firmaların müşteri bilgilerine, muhasebe verilerine erişimi olur. İşletmeniz açısından kıymetli bu tip bilgilerin kötü niyetli ellere geçmesini önlemek sizin sorumluluğunuzdadır. Hizmet veren firma ile aranızda detaylı bir gizlilik protokolü hazırlamalı, paylaşılan bilgileri, veri kümelerini ve politikayı uyulmaması halinde uygulanacak cezai şartları kayıt altına almalısınız.
3. Araçlar ve Süreçler
İşlem sürecini takip edebilmek için yazılım sürecinde kullanılacak araçlara ve sürecin aşamalarına hakim olmalısınız. Yazılım üretilirken kullanılacak ücretli ya da ücretsiz araçlar nelerdir? Bu araçların varsa lisans ücretleri kimin tarafından ödenecektir. Sözleşmede belirlenen aşamalara varıldığı nasıl tespit edilecektir? Bu tip bilgileri kayıt altına almak sadece haklarınızı korumaz, aynı zamanda sözleşmeye konu olacak hizmetin iki taraf için de net bir şekilde anlaşılmasını garanti eder.
4. Başarı Kriteri
Genelde görmezden gelinen bir konu olarak başarı kriteri projeniz için hayati öneme sahiptir. Yaptığınız yatırım karşılığında yazılımdan neyi almak istediğinizi net bir şekilde belirlemelisiniz. Ne olduğunda proje sizin için tamamlanmış sayılacaktır?
Bunu sadece projenin tamamlanması için değil, iş süreci içerisindeki hedefler için de belirlemelisiniz. Yazılım hizmet alacağınız firma ile görüşmelerinizde hizmetin aşamalarını belirlerken, her hizmet için bir hedef koymayı da unutmayın. “X işlemi yapabildiğinde birinci kısım bitmiş sayılır” gibi…
5. Fikri Mülkiyet Hakları ve Dökümantasyon
Satın aldığınız yazılım ürünün fikri mülkiyet haklarının kime ait olacağını sözleşmenizde açık olarak belirtmelisiniz. Yazılım ürünleri oluşturulurken başka yazılım ürünlerinden de yararlanılır. Yazımı kolaylaştıran hazır kütüphaneler, destek veren ya da hata bulmaya yarayan kod sepetleri. Yani, neredeyse hiçbir yazılım ürünü sıfırdan yazılmaz. Kodların tamamı özgün olamaz. Yine de size ait bir iş modeli ya da size özel bir çözüm için yazılmış her türlü ürünün fikri mülkiyet hakkında da sahip olmak isteyebilirsiniz.
Yazılım bilmeyen biri için bir yığın koda bakmak anlamsızdır. Teslim aldığınız yazılım ürünü içerisinde kullanmayı, güncellemeyi ve entegre etmeyi kolaştıracak dökümantasyonlar talep etmelisiniz. İleride bir güncelleme, değişiklik ya da başka yazılım ve donanımlar ile entegre talep ettiğinizde ilgililerin kodları çözebilmesine rehberlik edecek bilgilendirmeler sizin için faydalı olacaktır.
5. Ücretlendirme ve Faturalandırma
Gelelim en önemli konuya! Bu konuda tavsiyemiz açık olmak. Yazılım hizmeti birçok şekilde ücretlendirilebilir. Hizmet aldığınız firmaya proje üzerinden bir ödeme yapabilirsiniz, adam/saat üzerinden bir ödeme yapabilirsiniz ya da size özel bir fiyatlandırma politikası geliştirebilirsiniz. Önemli olan bu yöntemin net bir şekilde sözleşmede yazılı olması ve her iki tarafın da bunu kabul etmesidir.
Ayrıca faturalandırmanın detayları da belirlenmelidir. Aynı ödeme gibi bir çok seçenek mevcuttur. Yeterki karşılıklı anlaşma çerçevesinde kararlaştırıp imza altına alın.
Genelde yazılım hizmeti sözleşmeleri kapsamında hizmet veren firmalara bir avans ödenir. Daha sonra, iş tarafların belirlediği aşamalara ulaşıp test edildiğinde ara ödemeler yapılır. İş onaylanıp yayına alındığında ise kalan ödeme tamamlanır. Bu sürecin nasıl faturalandırılacağını kendi aranızda belirlemelisiniz.
6. Garanti
Yazılım hizmetleri konusunda garanti konusu biraz karmaşık olabilir. Yazılım ürünlerinin üzerinde çalıştıkları teknoloji hergün güncellenir, gelişir ve değişir. Önceden destek verdiği yazılım dillerinden desteğini çekebilir, bazı teknolojileri daha yavaş bulabilir… Bu sebeple yazılım ürünlerinin genelinin bir yıl garantisi olur.
Yazılım hizmeti satın aldığınız firma ile bir yıllık bakım anlaşması yapabilirsiniz. Böylece sistemin hata kodları düzenli olarak takip edilir ve gelecekte ihtiyacınız olacak büyük güncelleme hakkında önceden bilgi sahibi olabilirsiniz. Kimse bir sabah işe geldiğinde çalışmayan bir program ile karşılaşmak istemez.
