Herhangi bir iş kolunun tüm üretim ve satış süreçlerini dijital araçlar ile online platformlarda gerçekleştirmek artık mümkün. Bir dişçiden hizmet almak istediğinizde koltuğa oturup ağzınızı açmak hariç, diğer tüm süreçler online araçlar ile gerçekleştirilebiliyor. Bir internet sitesi üzerinden randevu oluşturabilir, ücretinizi bir sanal pos aracılığı ile ödeyebilir, bir e reçete alabilirsiniz… Neredeyse her iş kolu ve sektör için durum dişçilerden farksız. İş bu aşamalara kadar ilerlemişken siz de işinizin süreçlerinin takibini online araçlara devir etmeyi düşünmeye başlamalısınız. 

Ülkemizde dijital imkanlara her zaman güvensizlik ile bakıldı. Siber dolandırıcılık haberleri, e-ticaret kandırmacaları derken, hem dijital platformlar hem de bu platformların güvenlik önlemleri zaman içinde gelişti. Artık şirketiniz için önemli bilgileri muhafaza etmek için bulut platformlardan daha güvenli bir yer bulmanız mümkün değil.

Güvenlik her zaman sorunlu bir konu. Firmanızın faturalarını muhafaza etmek için yüksek güvenlikli kasalar, şifreler ve asma kilitler de kullanabilirsiniz. Bu şekilde de muhtemelen güvenlik sağlanmış olacaktır. Konu erişilebilir bir güvenlik ise buluttan başka şansınız yok.

Geleneksel Sisteme Göre Avantajlar

Müşterileriniz ve Tedarikçileriniz Zaten Online

İnternetin eski zamanlara göre daha yaygın olması, işleri dijitale taşımanın önünü açıyor. Artık iş yaptığınız çoğu insan online. Ellerinde veya ceplerinde internete bağlanmak konusunda son derece yetenekli cihazlar taşıyorlar ve 5G kapımızda… Online olmak her gün daha da kolay olacağa benziyor. 

Genelde iş akışları bir tedarikçi ya da müşteri ile başlar. Artık her ikisi de online olduğuna göre, sıra aralarındaki süreçleri de dijitale adapte etmekte.

Tüm Verilerinizi Bulması Daha Kolay

Dijital platformlara taşıdığınız her veri hem güvenle saklanır hem de dilediğiniz zaman bulunabilir. Siz de işletmeniz için kıymetli evraklarınızı bir dosya dolabında güvenle saklayabilirsiniz. İş o dolabın içindeki klasörlerden birinin içerisinde bulunan bir dosyada kelime aramaya geldiğinde dijitalin geniş imkanları sizi büyüleyebilir. 

Tüm Verilerinizi Anlaması Daha Kolay

Gelenekten gelen basılı kağıt sisteminde verilerinizi anlamak, raporlamak, anlam çıkarılabilir tablolar kırmak fiziki şartlarınıza bağlıdır. Ofislerin geneli A4 diye bildiğimiz dosya ebatlarında basım yapar. Sayfalar arasında bölünmüş raporlar işinizi zorlaştıracaktır. Ayrıca; basılmış bir rapor ya da tablo üzerinde değişiklik yapmak imkansızdır. 

Dijital ortam, her gün gelişen arayüz teknolojileri sayesinde size neredeyse sonsuz bir görüntüleme imkanı sunar. Sizi kağıt boyutu gibi fiziksel sınırlardan kurtarır. Bir raporu, istatistiği ya da tabloyu tek bakışta görmenizi sağlayabilir. Ayrıca, uyumlu bir programlama sayesinde bilgilerinizi cep telefonlarından, bilgisayarlara kadar birçok ekran seçeneğinde görmenizi mümkün kılar. 

Yaşayan Belgeler ve Güncellenen Belgeler

Dijital ortama taşıdığınız her veri güncellenebilir ve başka veriler ile kıyaslanabilir bir formatta bekler. 

Bir pazarlama ekibi yönettiğinizi düşünün; her ay ekibin toplu satışlarını görmek istiyorsanız geleneksel yöntemler işinizi görecektir. Ama her ay satışların ekibe dağılımını, son üç aylık durumu, personele özel aylık satış ortalamasını görmek istiyorsanız, size belirli şartlara bağlı olarak, gelen verilen ile güncellenen tablolar ve raporlar gerekecektir. Geleneksel yöntemde bir kağıt yazıcıdan çıktığı anda artık güncellenemez. 

İşinizi ve Akışınızı Dijitale Taşımaya Nereden Başlamalı?

İşini dijitale taşımak üzerinde kafa yormaya başlayan her işletmecinin aklında bu soru var; “Peki nereden başlamalı?”

Kolay bir soru değil. Bir zamanlar gerçekleşen sanayi devriminde de işletmeler iş süreçlerinin içerisine makineleri dahil etme konusunda bu sorunu yaşadılar. Makineleri dahil etmeyi başaran işletmeler bugünün dev markaları. Diğer işletmeler ile yok olup gittiler. Dijital devrimde muhtemelen böyle bir etki yapacak. Dijital imkanlar ve yazılım iş dünyası ile o kadar iç içe bulunacak ki her işletmenin bir yazılım yatırımı olacak. Bugün gördüğümüz her imalatçı nasıl bir makine bakım onarım ekibi tutuyor ya da teknik servis ve destek hizmeti satın alıyorsa, aynı şey yazılım konusunda da olacak. Peki, bu değişime siz nereden başlamalısınız?

İşinize Bütüncül Bir Gözle Bakın

Öncelikle işinize bütüncül bir gözle bakın. Tüm işinizi tarif edin. Tedarikçileriniz, ürün ya da hizmet üretme sürecinizi, satış kanallarınızı, teslimat ve satış sonrası işlemlerinizi, tahsilat yöntemlerinizi. İşinizi tam olarak tarif edin. 

Birçok işletme sahibi kendi işini yukarıdaki başlıklar özelinde anlatmaktan uzak. Hatta anlamaktan uzak olanları bile gördüm. Bu süreçte dışarıdan bir göz size yardımcı olabilir. Güvendiğiniz bir dost ya da bir danışmanlık firması sizin işinizi tarafsız bir göz ile kağıda dökebilir. Böylece işiniz, iş akışınız ve dönen sistem hakkında eksiksiz bir görüşe sahip olabilirsiniz. 

Yerli işletmelerde patronlar birden çok görev üstlenir. Pazarlama, İK, muhasebe, finans… Departmanlar ya tam oluşmamıştır ya da yetkileri patronun elindedir. Bu sebeple işleri bütüncül görmek biraz zor olabilir. 

Bu bütüncül bakış konusunda kişiler bazında değil, görevler bazında bir yapı kurmak işinizi kolaylaştırabilir. Muhasebe ve finans ile aynı kişi ilgileniyor bile olsa iki ayrı görev olduğunu belirtmelisiniz. 

Tüm Verilerinizi Kullanın

Dijitale geçerken milat olarak geçiş tarihinizi değil, işletmenizin açılış tarihini alın. Tüm verilerinizi dijitale aktarmak zahmetli bir iş olabilir ama bir kere yapmaya değerdir. Geçmişe ait tüm verilerinizi dijitale taşıdığınızda, açıldığınız günden beri bu imkanlara sahip olmanın avantajını yaşayabilirsiniz. Bu paha biçilmez bir avantaj olacaktır.

Başlangıçta İyileştirmelere Değil Aktarmaya Odaklanın

İyileştirme ile ilgili fikirleriniz için sabredin. Birinci aşamada sadece verilerinizi doğru şekilde transfer etmeye odaklanın. Dijital araçlar size muhteşem imkanlar sunabilirler fakat doğru bilgilendirilmeleri gerekir. 

Tüm verilerinizi doğru şekilde dijitale transfer ettiğinizde elinizde iş akışınız ve tarihiniz boyunca bu akışın işleyişi olacaktır. 

Artık İyileştirmelerin Zamanı

Dijital işleyiş size yan faydalar sunar. Her yazılım öncelikle programlandığı amacı yerine getirir, daha sonra size yan faydalar sunar. İşletmenizin satış sürecini dijitale taşıdığınızı, müşteri taleplerini, görüşmeleri, fiyat tekliflerini ve faturaları online takip ettiğinizi düşünün. Artık bir satın alma talebi ulaşmasından faturaya kadar geçen süreci izleyebilirsiniz. Bu süreyi daha kısaltmak için yapılması gereken iyileştirmeler de sizin hayal gücünüze kalmış.